Yang Ditanyakan HRD saat Exit Interview: Rahasia di Balik Pertanyaan yang Kerap Kita Temui

Exit interview, sebuah tahap terakhir dalam proses kerja yang kerap kali membuat hati deg-degan. Ketika kita menghadap HRD, rasanya seperti melewati sidang penting di sebuah pengadilan. Bertanya-tanya, apa yang sebenarnya mereka ingin tahu? Apa yang harus kita jawab agar benar-benar memuaskan?

Tidak dipungkiri, HRD memiliki peranan yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Mereka bertindak sebagai jembatan antara karyawan dan manajemen, mencari cara untuk meningkatkan produktivitas, serta menjaga keharmonisan antar anggota tim. Bagi HRD, exit interview merupakan salah satu cara untuk menggali informasi berharga dari karyawan yang keluar.

Tak jarang, pertanyaan yang diajukan HRD saat exit interview bisa membuat kita terbengong-bengong. Beberapa di antaranya bahkan terasa sangat pribadi dan kurang terduga. Namun, jangan khawatir! Dibalik pertanyaan-pertanyaan tersebut, sebenarnya ada tujuan yang baik dan logis. Inilah beberapa di antaranya:

“Mengapa Anda memutuskan untuk keluar dari perusahaan ini?”

Pertanyaan yang paling umum, dan sekaligus paling sulit dijawab. HRD ingin mengetahui alasan di balik keputusanmu untuk meninggalkan perusahaan. Apakah karena faktor personal atau mungkin ada hal-hal yang bisa diperbaiki lagi dalam pengelolaan perusahaan? Memberikan jawaban yang jujur dan sopan sangat diperlukan agar HRD mendapatkan gambaran yang lebih baik.

“Apa yang harus kami perbaiki agar karyawan merasa lebih nyaman dan puas?”

HRD ingin tahu apakah ada kekurangan atau masalah yang membuatmu tidak puas selama bekerja di perusahaan. Mungkin ada hubungan antar rekan kerja yang kurang harmonis atau kebutuhan yang tidak terpenuhi. Pertanyaan ini memberi kesempatan untuk memberikan masukan yang konstruktif guna memperbaiki kondisi perusahaan ke depannya.

“Ada hal tak terduga apa saja yang muncul saat Anda bekerja di sini?”

Terkadang, kejadian tak terduga datang menghampiri saat kita sedang bekerja. Pertanyaan ini memberikan kesempatan untuk berbagi pengalaman selama bekerja di perusahaan. Informasi ini bisa membantu HRD dalam merencanakan strategi pengelolaan lebih baik di masa depan.

“Apa yang paling Anda sukai dan tidak sukai saat bekerja di sini?”

Jika jawabanmu adalah “tidak ada yang tidak saya sukai,” maka mungkin HRD perlu bicara dengan detektif terbaik untuk menemukan rahasia tersembunyi dalam perusahaan! Pertanyaan ini memberikan kesempatan untuk mengungkapkan apa yang Anda sukai dan tidak sukai dari pengalaman kerja di perusahaan. Dari sini, HRD dapat mengetahui apa yang perlu ditingkatkan atau dijaga dalam budaya perusahaan.

Berbicara dengan HRD saat exit interview memang terasa seperti sedang memasuki medan pertempuran. Namun, jangan takut untuk memberikan jawaban yang jujur dan sopan. Ingatlah, tujuan HRD adalah untuk meningkatkan kondisi perusahaan dan menjaga kepuasan karyawan. Siapa tahu, jawabanmu dapat membantu memperbaiki perusahaan tersebut ke arah yang lebih baik.

Apa Itu Exit Interview?

Exit interview adalah pertemuan antara seorang karyawan yang sedang berhenti dari perusahaan dengan HRD (Human Resources Department). Pertemuan ini bertujuan untuk mengumpulkan informasi dan umpan balik mengenai pengalaman kerja karyawan selama bekerja di perusahaan tersebut.

Tujuan Exit Interview

Exit interview memiliki tujuan utama untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah-masalah yang ada di perusahaan. Dengan mendapatkan umpan balik dari karyawan yang berhenti, HRD dapat mengevaluasi kebijakan, praktik, dan prosedur yang ada agar lebih efektif dan efisien. Selain itu, tujuan exit interview juga meliputi:

• Mendapatkan perspektif karyawan tentang lingkungan kerja.
• Mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi keputusan karyawan untuk berhenti.
• Mengumpulkan informasi tentang kepuasan kerja karyawan.
• Mengidentifikasi kebutuhan dan harapan karyawan untuk meningkatkan retensi karyawan di masa depan.

Mengapa Exit Interview Penting?

Exit interview merupakan alat penting dalam manajemen SDM karena memberikan informasi yang berharga tentang pengalaman kerja karyawan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa exit interview penting:

1. Mendapatkan umpan balik untuk perbaikan. Exit interview dapat membantu perusahaan memperbaiki kebijakan, praktik, dan prosedur yang ada, sehingga meningkatkan kepuasan karyawan dan retensi karyawan.
2. Mengidentifikasi isu-isu yang mempengaruhi retensi karyawan. Dengan melakukan exit interview, perusahaan dapat mengidentifikasi faktor-faktor yang membuat karyawan memutuskan untuk berhenti dan mengambil langkah-langkah untuk mencegah kehilangan karyawan yang berharga di masa depan.
3. Meningkatkan kepuasan karyawan. Dengan mendengarkan karyawan yang berhenti, perusahaan dapat memperbaiki kondisi kerja yang tidak memuaskan, sehingga meningkatkan kepuasan karyawan yang masih aktif dalam perusahaan.

Cara Melakukan Exit Interview

Ada beberapa langkah yang dapat diikuti oleh HRD dan karyawan yang berhenti dalam melakukan exit interview:

Persiapan

Sebagai HRD, persiapkan pertanyaan-pertanyaan yang Anda ingin tanyakan kepada karyawan yang berhenti. Pastikan daftar pertanyaan tersebut mencakup bidang-bidang seperti kepuasan kerja, hubungan dengan rekan kerja, manajemen, dan pengembangan karir. Anda juga dapat menyiapkan pertanyaan terbuka untuk memberikan kesempatan pada karyawan untuk berbagi masalah atau saran yang belum tercakup dalam pertanyaan yang telah ditentukan.

Pendekatan yang Bijaksana

Masukkan kegiatan exit interview ke dalam proses penghentian karyawan secara bijaksana. Pastikan karyawan yang berhenti merasa nyaman dan aman untuk mengungkapkan pikiran, perasaan, dan pengalaman mereka secara jujur. Hindari mengkritik atau mempertanyakan keputusan karyawan tersebut. Jaga juga kerahasiaan informasi yang didapatkan selama exit interview.

Absorpsi Informasi

Jika memungkinkan, mintalah persetujuan karyawan yang berhenti untuk merekam atau menulis catatan dari percakapan exit interview. Hal ini dapat membantu Anda memahami secara lebih mendalam masalah dan saran yang telah disampaikan karyawan. Jangan lupa untuk meminta izin karyawan sebelum menggunakan informasi dari exit interview secara umum dan anonim untuk perbaikan di perusahaan.

Tips dalam Melakukan Exit Interview

Agar exit interview dapat mencapai tujuan yang diinginkan, berikut adalah beberapa tips yang dapat diikuti:

Mempertahankan Ketenangan

Sebagai HRD, usahakan menjaga ketenangan dan sikap profesional selama exit interview. Jangan terlalu emosional terhadap umpan balik yang diterima, apapun itu. Penting untuk tetap tenang dan mencatat segala informasi dengan obyektif.

Listening dengan Aktif

Dengarkan dengan seksama apa yang ingin disampaikan oleh karyawan yang berhenti. Latih diri Anda untuk melakukan pendengaran aktif, seperti memberikan respons verbal dan nonverbal yang tepat, mengulangi ringkasan apa yang telah dikatakan, dan menanyakan pertanyaan kembali jika ada hal yang tidak jelas.

Gunakan Pertanyaan Terbuka

Pertanyaan terbuka dapat membantu menggali informasi lebih dalam. Gunakan pertanyaan seperti “Apa yang membuat Anda merasa puas selama bekerja di perusahaan?” atau “Apakah ada hal yang mungkin bisa kami perbaiki untuk meningkatkan kepuasan karyawan?” untuk mendapatkan umpan balik lebih mendalam dari karyawan yang berhenti.

Jangan Mempertanyakan Alasan Pribadi

Tetapkan batas dalam melakukan exit interview. Jangan pergi terlalu jauh dalam mempertanyakan alasan pribadi karyawan yang berhenti. Fokuslah pada pengalaman kerja dan faktor-faktor yang mempengaruhi keputusan karyawan untuk berhenti.

FAQ 1: Apakah exit interview harus dilakukan secara wajib?

Tidak ada kewajiban hukum untuk melaksanakan exit interview. Namun, melakukan exit interview secara wajib memiliki manfaat yang besar bagi perusahaan. Dengan mendapatkan umpan balik langsung dari karyawan yang berhenti, perusahaan dapat melakukan perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan di masa depan. Exit interview juga dapat membantu perusahaan dalam mengidentifikasi masalah-masalah yang ada dan mengambil langkah-langkah yang tepat untuk memperbaikinya.

FAQ 2: Apakah semua perusahaan melaksanakan exit interview?

Perusahaan mana pun dapat memilih untuk melaksanakan exit interview atau tidak. Namun, banyak perusahaan yang sadar akan pentingnya mengumpulkan umpan balik dari karyawan yang berhenti, sehingga exit interview umum dilaksanakan. Exit interview memberikan manfaat yang besar dalam meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan, serta memperbaiki kebijakan, praktik, dan prosedur yang ada.

Kesimpulan

Melakukan exit interview merupakan langkah penting dalam manajemen SDM yang tidak boleh diabaikan. Ini adalah kesempatan berharga bagi perusahaan untuk mendapatkan umpan balik yang berharga dari karyawan yang berhenti dan membuat perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan di masa depan. Dengan melakukan exit interview dengan persiapan yang baik, pendekatan yang bijaksana, dan tips yang tepat, perusahaan dapat memperoleh informasi yang berharga untuk pengembangan dan pertumbuhan yang berkelanjutan.

Jika Anda adalah seorang HRD, pastikan untuk menerapkan exit interview dalam proses penghentian karyawan. Jika Anda adalah seorang karyawan yang berhenti, ambil kesempatan untuk memberikan umpan balik yang jujur ​​dan konstruktif kepada perusahaan Anda agar mereka dapat melakukan perbaikan yang diperlukan. Melalui exit interview, kita dapat mendukung pertumbuhan dan perbaikan berkelanjutan dalam lingkungan kerja kita.