Daftar Isi
Sedari dulu, istilah “sekretaris” identik dengan gambaran seseorang yang berpenampilan rapi, mengenakan blazer elegan, dan selalu tersenyum manis. Tersembunyi di balik kecerdasan dan keramahan mereka, ada sebuah keahlian yang kerap diacuhkan namun sedang berkembang pesat: komunikasi verbal dan non verbal.
Komunikasi verbal, sebagai elemen dasar dalam interaksi manusia, memegang peranan penting dalam dunia sekretaris. Melalui kata-kata yang mereka keluarkan, sekretaris mampu menyampaikan pesan dengan jelas dan efektif. Melalui telepon, mereka menjawab pertanyaan dengan sabar dan sopan. Di luar telepon, mereka mampu merangkai kalimat yang lugas dan jelas untuk email atau surat resmi.
Tetapi jangan abaikan komunikasi non verbal yang membuat seorang sekretaris bahkan lebih mempesona. Bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan gestur merupakan alat komunikasi tak kasat mata yang secara tak sadar mengungkapkan pesan kepada siapa pun yang berinteraksi dengan mereka. Seorang sekretaris yang berpengalaman mampu membaca gerak langkah tamu dan membantu meredakan kecemasan mereka. Melalui senyuman dan pandangan mata hangat, mereka mampu menciptakan lingkungan yang nyaman dan menyambut.
Keakraban dan profesionalisme sulit digabungkan dalam komunikasi, tetapi untuk seorang sekretaris, kedua hal ini adalah kunci sukses. Dalam situasi formal, mereka mampu menunjukkan sikap profesional dengan menjaga etika dan tata tertib yang berlaku. Namun, saat interaksi lebih santai, bahasa tubuh mereka mengikuti alur yang lebih bebas, sehingga menciptakan iklim keakraban tanpa menyingkirkan rasa hormat.
Tidak dapat dipungkiri, peran seorang sekretaris dalam sebuah organisasi sangat penting. Di balik nama yang mungkin terasa sederhana, mereka adalah garda terdepan yang mampu menerjemahkan komunikasi secara verbal maupun non verbal. Komunikasi verbal mengungkapkan intelektualitas mereka, sedangkan komunikasi non verbal mencerminkan hati dan jiwa mereka sebagai perekat antara manajemen dan departemen lain.
Dalam era digital ini, tidak hanya kemampuan teknis yang dibutuhkan, namun juga kemampuan non teknis yang sering diabaikan. Melalui komunikasi verbal dan non verbal yang efektif, seorang sekretaris mampu memberikan citra positif bagi perusahaan dan mendukung keberhasilan operasional sehari-hari.
Di balik blazer yang elegan, tersimpan kesempurnaan komunikasi yang hakiki – pesona seorang sekretaris.
Apa itu Komunikasi Verbal dan Non Verbal?
Komunikasi adalah proses pertukaran informasi antara individu atau kelompok dalam bentuk simbolik. Ada dua jenis komunikasi yang berbeda, yaitu komunikasi verbal dan non verbal. Komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan kata-kata dan bahasa untuk menyampaikan pesan. Sedangkan komunikasi non verbal melibatkan penggunaan gerakan tubuh, ekspresi wajah, kontak mata, dan bahasa tubuh lainnya untuk menyampaikan pesan tanpa menggunakan kata-kata langsung.
Kelebihan Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal memiliki beberapa kelebihan yang membuatnya penting dalam lingkungan kerja seorang sekretaris. Pertama-tama, komunikasi verbal memungkinkan sekretaris untuk menyampaikan pesan dengan jelas dan langsung kepada penerima. Dengan kata-kata, seorang sekretaris dapat mengkomunikasikan informasi secara rinci dan mendetail.
Kedua, komunikasi verbal memungkinkan interaksi dua arah antara sekretaris dan penerima pesan. Penerima pesan dapat memberikan tanggapan, bertanya, atau meminta klarifikasi secara langsung. Ini memungkinkan terjadinya komunikasi yang lebih efektif dan efisien antara sekretaris dan rekan kerja atau atasan.
Selain itu, komunikasi verbal juga memungkinkan sekretaris untuk menggunakan unsur-unsur intonasi, vokal, dan kecepatan bicara untuk mengekspresikan emosi, urgensi, atau pentingnya informasi yang disampaikan. Hal ini membantu mengkondisikan pemahaman dan respon penerima pesan dengan lebih baik.
Kelebihan Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal juga memiliki peran penting dalam pekerjaan seorang sekretaris. Meskipun tidak menggunakan kata-kata, komunikasi non verbal dapat membantu sekretaris untuk menyampaikan pesan dengan lebih efektif. Gestur tangan, postur tubuh, dan gerakan mata dapat menambah konteks, nuansa, dan kejelasan terhadap pesan verbal yang disampaikan.
Selain itu, komunikasi non verbal juga dapat membantu sekretaris membaca dan menginterpretasikan pesan dari rekan kerja atau atasan yang mungkin tidak jelas atau tersembunyi dalam komunikasi verbal. Ekspresi wajah, misalnya, dapat mengungkapkan emosi atau perasaan yang tidak diungkapkan sepenuhnya dalam kata-kata yang diucapkan.
Kemampuan untuk mengenali dan menginterpretasikan komunikasi non verbal juga membantu sekretaris dalam mengelola hubungan interpersonal dan situasi sosial di tempat kerja. Kemampuan membaca bahasa tubuh rekan kerja atau atasan dapat membantu sekretaris untuk menyesuaikan pendekatan komunikasi dan menghindari kesalahpahaman atau konflik.
Cara Menerapkan Komunikasi Verbal dan Non Verbal sebagai Sekretaris
Sebagai seorang sekretaris, penting untuk memahami bagaimana menerapkan komunikasi verbal dan non verbal dengan baik. Berikut adalah beberapa tips untuk menerapkan kedua jenis komunikasi ini secara efektif:
1. Komunikasi Verbal
– Gunakan kata-kata dengan jelas dan terstruktur. Hindari penggunaan frasa yang ambigu atau tidak terstruktur yang dapat menyebabkan kebingungan.
– Jalin interaksi dua arah dengan penerima pesan. Berikan kesempatan kepada penerima pesan untuk bertanya, memberikan tanggapan, atau meminta klarifikasi.
– Dengarkan dengan penuh perhatian saat berkomunikasi dengan rekan kerja atau atasan. Berikan isyarat bahwa Anda memperhatikan dan menerima pesan yang disampaikan.
– Perhatikan penekanan, intonasi, dan vokal dalam pengucapan kata-kata. Hal ini dapat membantu dalam mengungkapkan emosi, urgensi, atau tujuan komunikasi.
2. Komunikasi Non Verbal
– Perhatikan bahasa tubuh Anda saat berkomunikasi. Pastikan postur tubuh Anda menunjukkan sikap terbuka, percaya diri, dan ramah.
– Ucapkan salam dan senyuman pada saat bertemu atau dalam setiap interaksi komunikasi. Hal ini akan memberikan kesan positif dan ramah kepada rekan kerja atau atasan.
– Gunakan kontak mata saat berbicara atau mendengarkan. Ini menunjukkan kepedulian dan ketertarikan dalam percakapan.
– Perhatikan juga bahasa tubuh rekan kerja atau atasan. Hal ini dapat membantu dalam memahami pesan yang diinginkan dan membantu dalam menghindari kesalahpahaman atau konflik.
Tips untuk Meningkatkan Komunikasi Verbal dan Non Verbal
1. Berlatihlah dalam berkomunikasi
Agar dapat lebih terampil dalam komunikasi verbal dan non verbal, berlatihlah dengan orang lain. Anda dapat meminta seseorang untuk menjadi pasangan komunikasi dan mempraktikkan berbagai situasi komunikasi dalam kehidupan nyata atau profesional.
2. Perhatikan bahasa tubuh dan ekspresi wajah Anda
Selalu perhatikan bagaimana bahasa tubuh Anda saat berkomunikasi. Pastikan postur tubuh Anda menunjukkan kehadiran dan ketertarikan dalam percakapan. Juga perhatikan ekspresi wajah Anda, pastikan selalu tersenyum dan terlihat ramah.
3. Dengarkan dengan penuh perhatian
Komunikasi bukan hanya tentang berbicara, tetapi juga tentang mendengarkan. Ketika berkomunikasi dengan orang lain, pastikan untuk memberikan perhatian penuh pada mereka dan cues non verbal yang mungkin mereka berikan.
FAQ
Q: Apakah komunikasi non verbal lebih penting daripada komunikasi verbal?
A: Tidak, kedua jenis komunikasi memiliki peran yang sama penting. Komunikasi verbal digunakan untuk menyampaikan pesan yang rinci dan mendetail, sementara komunikasi non verbal membantu dalam menambah konteks, nuansa, dan kejelasan pada pesan yang disampaikan.
Q: Apa yang harus dilakukan jika komunikasi verbal dan non verbal tidak konsisten?
A: Jika ada perbedaan antara pesan verbal dan non verbal yang disampaikan, penting untuk mencari klarifikasi atau bertanya kepada penerima pesan untuk memastikan pemahaman yang benar. Jika diperlukan, dapat diadakan diskusi lebih lanjut untuk mengklarifikasi dan meresolusi perbedaan tersebut.
Kesimpulan
Komunikasi verbal dan non verbal memiliki peran yang sangat penting bagi seorang sekretaris. Komunikasi verbal memungkinkan penyampaian pesan yang jelas dan rinci, sementara komunikasi non verbal membantu dalam menambah nuansa, konteks, dan kejelasan pesan. Sebagai seorang sekretaris, penting untuk menguasai keduanya dan menerapkannya dengan baik dalam pekerjaan sehari-hari.
Dengan komunikasi yang efektif, seorang sekretaris dapat mempengaruhi dan membangun hubungan yang baik dengan rekan kerja dan atasan, menjaga keberlanjutan alur kerja, meminimalkan kesalahpahaman, dan mencapai tujuan yang ditetapkan. Jadi, terus latihlah dan tingkatkan komunikasi verbal dan non verbal Anda untuk menjadi seorang sekretaris yang sangat berkompeten dan sukses.
Sekarang, mulailah mengimplementasikan tips dan pengetahuan baru Anda tentang komunikasi verbal dan non verbal dalam pekerjaan sehari-hari. Tunjukkan keterampilan Anda dalam berkomunikasi dan tingkatkan kualitas interaksi dengan rekan kerja dan atasan. Dengan komunikasi yang efektif, Anda akan menjadi seorang sekretaris yang terpercaya dan sukses dalam karir Anda.
