Para PR hari ini semakin menyadari betapa pentingnya menjalin hubungan yang baik dengan media agar merek atau perusahaan yang mereka wakili tetap relevan dan diperhatikan. Nah, di artikel ini, kita akan membahas secara santai tentang hal-hal yang harus dilakukan oleh para PR keren kita dalam menjaga relasi mereka dengan media.

#1: Menjalin Komunikasi yang Aktif

Publik Relation yang hebat tidak hanya menunggu berita yang diterbitkan tentang klien mereka, melainkan mereka juga membangun hubungan yang aktif dengan media. Ini berarti mereka harus keluar dari batas pekerjaan rutin dan berkomunikasi secara teratur dengan wartawan, editor, dan perwakilan media lainnya. Kedekatan yang terbangun melalui komunikasi pribadi dapat membantu PR memahami lebih baik tentang apa yang diinginkan oleh media dan membantu mereka memberikan informasi yang lebih bernilai pada saat yang tepat.

#2: Menjadi Sumber Informasi yang Terpercaya

Salah satu langkah penting yang harus dilakukan oleh PR adalah menjadi sumber yang dapat diandalkan oleh media. PR harus mampu memberikan informasi yang akurat, lengkap, dan relevan tentang klien mereka. Ini berarti mereka harus selalu update dengan perkembangan terbaru dalam industri dan merespons pertanyaan dari media dengan cepat. Ketika PR menjadi sumber yang terpercaya, media akan lebih cenderung memilih klien mereka sebagai subjek berita.

#3: Mengenali Kebutuhan Media

PR yang sukses tidak hanya mengenali kebutuhan klien mereka, tetapi juga mengenali kebutuhan media yang mereka hadapi. Setiap media memiliki kebijakan editorial dan audience yang berbeda. Oleh karena itu, PR harus memahami karakteristik media tersebut dan memastikan informasi yang mereka berikan sesuai dengan format dan gaya yang dibutuhkan oleh media. Dengan cara ini, media akan lebih terbuka untuk menyampaikan informasi yang dikirimkan oleh PR.

#4: Memberikan Konten yang Menarik

Agar media tertarik bekerja sama dengan PR, konten yang ditawarkan juga harus menarik. Disini PR harus bersikap kreatif dalam membuat press release, artikel, atau pemberitaan lainnya agar media tertarik untuk membagikannya. Berkolaborasi dengan tim kreatif untuk menghasilkan konten menarik akan membantu PR mendapatkan perhatian dari media dan pembaca.

#5: Membangun Hubungan Jangka Panjang

Terakhir, PR harus selalu berfokus pada membangun hubungan jangka panjang dengan media. Ini berarti mereka tidak hanya bersikap ramah dan profesional saat bekerja, tetapi juga menjaga ketertarikan dan komunikasi secara konsisten seiring berjalannya waktu. Praktik ini akan memastikan bahwa PR dan media memiliki hubungan saling menguntungkan yang akan berlanjut di masa depan.

Itulah beberapa hal yang harus dilakukan oleh para PR terhadap media relation. Melalui komunikasi yang aktif, menjadi sumber yang terpercaya, mengenali kebutuhan media, memberikan konten menarik, dan membangun hubungan jangka panjang, PR dapat menempa kerjasama yang saling menguntungkan dengan media. Ingatlah bahwa memperoleh peringkat yang baik di mesin pencari bukanlah satu-satunya tujuan, tetapi membangun hubungan yang kokoh dengan media akan memberikan nilai jangka panjang bagi klien dan perusahaan Anda.

Apa itu Media Relation dan Peran Public Relation dalam Mengelola Media Relation?

Media Relation adalah bagian dari fungsi Public Relation yang berkaitan dengan hubungan antara suatu organisasi dengan media. Peran Public Relation dalam mengelola Media Relation sangat penting untuk memastikan hubungan yang baik antara organisasi dengan media, sehingga organisasi dapat mendapatkan pemberitaan yang positif dan membangun citra yang baik di mata masyarakat.

Cara Mengelola Media Relation

Untuk mengelola Media Relation dengan baik, dibutuhkan strategi dan taktik yang terencana. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan:

1. Kenali media yang relevan: Identifikasi media yang dapat memberikan liputan terkait dengan organisasi Anda. Kenali juga wartawan dan jurnalis yang sering meliput topik yang sesuai dengan organisasi Anda.
2. Bangun hubungan yang baik: Jalin hubungan yang baik dengan media dan wartawan melalui komunikasi yang terbuka dan saling menguntungkan. Bantu mereka saat mereka membutuhkan informasi, menjadi narasumber yang reliable, dan tetap menjalin komunikasi meskipun tidak ada agenda peliputan tertentu.
3. Siapkan materi liputan: Persiapkan materi liputan yang lengkap dan menarik untuk diberikan kepada media. Materi tersebut dapat berupa press release, laporan kegiatan, foto, video, atau infografis yang memberikan nilai tambah bagi media.
4. Antisipasi dan tanggapi dengan cepat: Selalu siap menghadapi situasi yang dapat mempengaruhi citra organisasi. Jika terjadi berita negatif atau rumor, segera tanggapi dengan cepat dan memberikan klarifikasi yang jelas dan akurat.
5. Mengukur hasil: Evaluasi hasil kerja media relation yang telah dilakukan. Perhatikan jumlah liputan positif, sentimen publik, dan perubahan citra setelah adanya hubungan dengan media.

Tips Mengelola Media Relation

Untuk sukses dalam mengelola Media Relation, berikut adalah beberapa tips yang dapat diikuti:

• Tetap jaga komunikasi yang terbuka dengan media dan wartawan.
• Berbicaralah dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami.
• Buatlah relasi dengan media sebagai kemitraan, bukan sekadar hubungan pemberitaan.
• Budayakan menghargai waktu dan kesibukan media serta wartawan.
• Pahami tren dan isu terkini yang dapat relevan dengan organisasi Anda.

Kelebihan Mengelola Media Relation

Mengelola Media Relation memiliki beberapa kelebihan yang dapat memberikan berbagai manfaat bagi organisasi, antara lain:

• Memperluas jangkauan publikasi: Dengan adanya hubungan yang baik dengan media, organisasi dapat lebih mudah mendapatkan pemberitaan dan publikasi yang lebih luas.
• Membangun citra positif: Dengan kontrol atas narasi yang disampaikan melalui media, organisasi dapat membangun citra yang positif di mata masyarakat.
• Mendorong hubungan yang baik dengan pemangku kepentingan: Media relation yang baik dapat menjadi jembatan komunikasi antara organisasi dengan pemangku kepentingan lainnya, seperti investor, pelanggan, atau mitra bisnis.
• Menjaga reputasi: Melalui media relation yang efektif, organisasi dapat menjaga reputasinya dan memberikan respons yang cepat terhadap berita negatif atau rumor yang berkembang.

Kekurangan Mengelola Media Relation

Meskipun memiliki banyak manfaat, mengelola Media Relation juga memiliki beberapa kekurangan yang perlu diperhatikan, antara lain:

• Kehilangan kontrol atas narasi: Meskipun memiliki hubungan yang baik dengan media, organisasi tetap tidak memiliki kontrol penuh atas bagaimana berita akan ditulis atau disampaikan.
• Berpotensi munculnya berita negatif: Meskipun upaya yang dilakukan untuk membangun hubungan yang baik dengan media, tetap ada risiko munculnya berita negatif atau kontroversial yang dapat mempengaruhi citra organisasi.
• Membutuhkan waktu dan sumber daya: Mengelola Media Relation membutuhkan waktu dan sumber daya untuk membangun dan menjaga hubungan yang baik dengan media, serta mempersiapkan materi liputan yang menarik.

FAQ (Frequently Asked Questions)

1. Bagaimana cara membangun hubungan yang baik dengan media?

Untuk membangun hubungan yang baik dengan media, penting untuk menjalin komunikasi yang terbuka, membantu mereka saat membutuhkan informasi, dan tetap menjaga komunikasi meskipun tidak ada agenda peliputan tertentu.

2. Apa yang harus dilakukan jika terjadi berita negatif terkait dengan organisasi?

Jika terjadi berita negatif, penting untuk segera tanggap dan memberikan klarifikasi yang jelas dan akurat. Jangan biarkan berita tersebut berkembang menjadi rumor yang tidak terkendali.

3. Bagaimana cara mengukur keberhasilan Media Relation yang dilakukan?

Keberhasilan Media Relation dapat diukur melalui jumlah liputan positif, sentimen publik, dan perubahan citra setelah adanya hubungan dengan media.

4. Apa saja manfaat dari mengelola Media Relation dengan baik?

Mengelola Media Relation dengan baik memiliki manfaat antara lain memperluas jangkauan publikasi, membangun citra positif, mendorong hubungan yang baik dengan pemangku kepentingan, serta menjaga reputasi organisasi.

5. Apa saja risiko yang perlu diperhatikan dalam mengelola Media Relation?

Risiko yang perlu diperhatikan antara lain kehilangan kontrol atas narasi, potensi munculnya berita negatif, serta kebutuhan akan waktu dan sumber daya yang cukup.

Kesimpulan

Mengelola Media Relation merupakan langkah yang penting dalam upaya membangun hubungan yang baik antara organisasi dengan media. Dengan mengikuti langkah-langkah yang telah disebutkan, serta menerapkan tips dan mengatasi kekurangan yang ada, Public Relation dapat menjadi bagian yang efektif dalam mengelola hubungan dengan media. Dalam era digital seperti saat ini, Media Relation menjadi semakin penting dalam menjaga citra organisasi di mata masyarakat. Oleh karena itu, manfaatkan potensi Media Relation dengan bijak dan jadikan sebagai aset berharga dalam komunikasi dan branding organisasi.