Contoh Surat Bisnis Perusahaan dalam Gaya Penulisan yang Santai

Surat bisnis merupakan salah satu aspek penting dalam dunia perusahaan. Surat ini berfungsi sebagai sarana komunikasi formal antara perusahaan dengan pihak eksternal seperti mitra bisnis, pelanggan, atau pihak yang terkait lainnya. Namun, seringkali surat bisnis yang dibuat terkesan kaku dan membosankan.

Nah, bagi perusahaan yang ingin tetap menjaga kesan formal namun dengan gaya penulisan yang lebih santai, berikut ini contoh surat bisnis perusahaan yang dapat dijadikan referensi:

Subjek: Permintaan Kerjasama dalam Meningkatkan Bisnis Kami

Kepada Yth,

Rekan Bisnis Terhormat,

Kami harap surat ini dapat menemukan Anda dalam keadaan baik-baik saja. Kami, PT Sentosa Sejahtera, adalah perusahaan dalam bidang periklanan yang berdedikasi untuk memberikan solusi kreatif demi kesuksesan bisnis Anda.

Melalui surat ini, kami ingin menyampaikan niat baik kami untuk menjalin kerjasama dengan Perusahaan XYZ yang telah dikenal luas sebagai pemimpin dalam industri ini. Kami telah mengikuti perkembangan dan prestasi perusahaan Anda dengan antusiasme yang tinggi.

Kami memahami betapa pentingnya strategi pemasaran yang efektif dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin ketat. Oleh karena itu, kami ingin menawarkan jasa layanan periklanan yang kami miliki kepada Perusahaan XYZ. Kami yakin dengan kerjasama ini, tidak hanya perusahaan kami yang akan mendapat manfaat, tetapi juga perusahaan Anda akan menemukan keuntungan yang signifikan.

Dalam melaksanakan kerjasama ini, kami siap untuk menyusun strategi dan rencana pemasaran yang disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan Anda. Tim ahli kami akan bekerja sama dengan tim perusahaan Anda untuk mencapai hasil yang optimal dan memuaskan.

Kami sangat berharap dapat memiliki kesempatan untuk bertemu dengan Anda pada waktu yang nyaman. Kami ingin menjelaskan lebih detail lagi mengenai proposal kerjasama ini. Keseuaian visi dan misi kami membuat kami yakin bahwa kerjasama ini akan berjalan dengan lancar dan saling menguntungkan untuk kedua belah pihak.

Terima kasih atas perhatian dan waktu Anda dalam membaca surat ini. Kami berharap dapat segera mendengar kabar baik dari Perusahaan XYZ mengenai penawaran kerjasama ini.

Hormat kami,

John Doe

Manajer Pemasaran

PT Sentosa Sejahtera

Alamat: Jl. Jendral Sudirman No. 123, Jakarta

Email: john.doe@sentosasejahtera.com

Telp: (021) 12345678

Catatan: Contoh surat di atas hanya bersifat fiktif dan perlu disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Apa Itu Surat Bisnis Perusahaan?

Surat bisnis perusahaan adalah surat yang digunakan dalam konteks bisnis untuk komunikasi antara perusahaan dengan pihak eksternal atau antara departemen yang berbeda dalam perusahaan yang sama. Surat bisnis perusahaan memiliki karakteristik formal dan digunakan untuk menyampaikan informasi, meminta, memberikan penjelasan, mengonfirmasi, melakukan negosiasi, atau menjalin hubungan bisnis dengan mitra atau pelanggan.

Cara Menulis Surat Bisnis Perusahaan yang Efektif

Agar surat bisnis perusahaan dapat efektif dalam menyampaikan tujuan dan pesan yang diinginkan, berikut adalah beberapa langkah yang dapat diikuti:

1. Tentukan tujuan surat: Sebelum menulis surat, pastikan Anda memiliki tujuan yang jelas. Apakah Anda ingin memberikan informasi, meminta sesuatu, atau mengonfirmasi suatu kesepakatan.
2. Tentukan audiens: Ketahui siapa penerima surat Anda. Pertimbangkan latar belakang, jabatan, dan kebutuhan mereka untuk menyesuaikan pesan surat dengan baik.
3. Gunakan format yang formal: Surat bisnis perusahaan harus selalu menggunakan format yang formal dengan penulisan yang rapi dan jelas.
4. Susun struktur surat dengan baik: Bagi surat menjadi beberapa bagian seperti pengantar, isi, dan penutup. Pastikan setiap bagian memiliki poin yang jelas dan terorganisir dengan baik.
5. Gunakan bahasa yang jelas dan lugas: Gunakan bahasa yang sederhana, jelas, dan mudah dipahami oleh penerima surat. Hindari penggunaan kata-kata atau frasa yang rumit atau ambigu.
6. Sertakan informasi yang relevan: Pastikan semua informasi yang relevan tercantum dengan jelas dalam surat. Berikan fakta, angka, atau data yang memperkuat pesan yang ingin Anda sampaikan.
7. Periksa kembali dan edit: Setelah menulis surat, periksa kembali kesalahan grammar, tanda baca, atau kesalahan penulisan lainnya. Pastikan surat bebas dari kesalahan yang dapat mengurangi kepercayaan penerima surat.

Tips Menulis Surat Bisnis Perusahaan yang Efektif

Untuk meningkatkan efektivitas surat bisnis perusahaan, berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda terapkan:

• Jaga kejelasan dan keberlanjutan informasi: Sampaikan informasi dengan jelas dan terstruktur agar mudah dipahami oleh penerima surat.
• Ketahui kebutuhan penerima surat: Lakukan riset tentang penerima surat, sehingga Anda dapat menyesuaikan gaya penulisan dan bahasa yang digunakan.
• Gunakan bahasa yang profesional: Hindari penggunaan bahasa yang terlalu informal atau kaku. Pilih bahasa yang tepat sesuai dengan konteks dan audiens.
• Jangan menulis terlalu panjang: Usahakan untuk tidak menghabiskan terlalu banyak kata. Gunakan paragraf yang singkat dan jelas agar surat lebih mudah dibaca.
• Buat judul yang menarik: Gunakan judul yang menarik untuk menarik perhatian penerima surat dan membuat mereka ingin membaca lebih lanjut.

Kelebihan Surat Bisnis Perusahaan

Surat bisnis perusahaan memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan komunikasi bisnis melalui telepon atau email, antara lain:

• Tulis Surat Menyampaikan Informasi yang Rinci: Dalam surat bisnis perusahaan, Anda memiliki kebebasan untuk menyampaikan informasi dengan lebih rinci dan terstruktur.
• Tingkat Keformalan yang Tinggi: Surat bisnis perusahaan memiliki tingkat keformalan yang tinggi, sehingga memberikan kesan profesional dan serius kepada penerima surat.
• Memiliki Bukti Tulisan: Surat bisnis perusahaan dapat menjadi bukti tertulis yang dapat digunakan sebagai referensi di masa depan.
• Lebih Pribadi: Surat bisnis perusahaan memberikan kesan yang lebih pribadi daripada komunikasi bisnis lainnya seperti telepon atau email.

Kekurangan Surat Bisnis Perusahaan

Meskipun memiliki kelebihan, surat bisnis perusahaan juga memiliki beberapa kekurangan, antara lain:

• Memakan Waktu: Menulis surat membutuhkan waktu lebih lama dibandingkan dengan komunikasi bisnis lainnya.
• Keterbatasan Interaksi Langsung: Surat bisnis perusahaan tidak memberikan kesempatan untuk berinteraksi secara langsung dengan penerima surat.
• Tidak Ada Tanggapan Langsung: Surat bisnis perusahaan membutuhkan waktu untuk mendapatkan tanggapan dari penerima surat, tidak seperti melalui telepon atau email.

Contoh Surat Bisnis Perusahaan

Berikut adalah contoh surat bisnis perusahaan yang dapat Anda gunakan sebagai referensi untuk keperluan Anda:

[Contoh Surat Bisnis Perusahaan]

Frequently Asked Questions (FAQ)

1. Apa perbedaan antara surat bisnis perusahaan dengan surat resmi?

Surat bisnis perusahaan digunakan dalam konteks bisnis untuk komunikasi antara perusahaan dengan pihak eksternal atau antara departemen yang berbeda dalam perusahaan yang sama. Sementara surat resmi merujuk pada surat yang digunakan untuk komunikasi formal antara perusahaan atau lembaga dengan pihak eksternal seperti instansi pemerintah.

2. Bagaimana cara menyampaikan pesan yang efektif melalui surat bisnis perusahaan?

Untuk menyampaikan pesan yang efektif melalui surat bisnis perusahaan, pastikan Anda memiliki tujuan yang jelas, gunakan bahasa yang jelas dan lugas, sertakan informasi yang relevan, dan periksa kembali surat untuk memastikan keakuratan dan kelancaran pesan yang ingin disampaikan.

3. Berapa lamakah biasanya surat bisnis perusahaan mendapatkan tanggapan dari penerima?

Lama waktu yang diperlukan untuk mendapatkan tanggapan dari penerima tergantung pada sifat surat, urgensi pesan, dan situasi penerima. Jika pesan yang ingin disampaikan penting dan membutuhkan tindakan segera, sebaiknya tambahkan permintaan tanggapan dalam surat.

4. Apakah ada pola penulisan surat bisnis perusahaan yang umum digunakan?

Iya, terdapat pola penulisan surat bisnis perusahaan yang umum digunakan, yaitu: header (pengirim dan penerima), tanggal, salam pembuka, pengantar, isi surat, penutup, salam penutup, dan tanda tangan.

5. Apakah surat bisnis perusahaan dapat dikirim melalui email?

Iya, surat bisnis perusahaan juga dapat dikirim melalui email. Namun, pastikan email tersebut memiliki format yang serupa dengan surat resmi dan tetap memperhatikan prinsip-prinsip penulisan surat bisnis perusahaan.

Kesimpulan

Dalam dunia bisnis, surat bisnis perusahaan merupakan alat komunikasi yang penting untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal dan memperlancar komunikasi antar departemen dalam perusahaan. Untuk menyusun surat bisnis perusahaan yang efektif, pastikan Anda memiliki tujuan yang jelas, mengikuti langkah-langkah penulisan yang benar, dan menggunakan bahasa yang sesuai. Meskipun memiliki kelebihan dan kekurangan, surat bisnis perusahaan tetap menjaga tingkat keformalan yang tinggi dan memberikan keuntungan dalam menyampaikan informasi secara rinci dan terstruktur. Jadi, jangan ragu untuk mengimplementasikan surat bisnis perusahaan dalam aktivitas bisnis Anda dan pastikan untuk terus meningkatkan keahlian dalam penulisan surat bisnis perusahaan.

Berminat? Yuk mulai menulis surat bisnis perusahaan Anda sekarang!